；应定期对事情已妥的本厂文件和上级要
求限期清退的文件
；进行收缴清退工作
。（一般为月底一小清
；季末一中清
；年终一总清
。）如发现文件
丢失；必须及时查明原因和责任者
；并如实向领导报告
。
144
第十四条各部门应指定一位责任心强的同志负责文件收交、保管、保密、催办检查工作
。
第六章文件的立卷与归档
第十五条文件的归档范围
：
1。凡下列文件统一的分别由两办负责归档
：
a。上级机关来文
；包括上级对工厂报告、申请的批复
b。党委、厂部发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发
言和生产经营工作的各类计划统计、季度、年度报告等
c。厂党委会、厂长办公会、厂务会、工厂管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录
d。厂党代会、职代会、工会会员代表大、团代会等一级的党群组织召开的代表大会所形成的
报告、总结、决议、发言、简报
；会议记录等
e。有保存价值的人民来信来访记录及处理结果
f。参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本厂在会上汇报发言材料等
g。上级机关领导电来厂检查视察工作的报告、指示记录
；以及本厂向上级进行汇报的提纲和材
料；
h。反映本厂生产、经营活动、先进人物事迹及厂领导工作等的音、像摄制品
I。工厂日志和大事记
j。工厂向上级批复的文件及上报的有关材料
2。业务科室
；各群众团体日常工作中形成的活动资料
；由各业务科室、群众团体负责立卷归档
。
第十六条产卷要求
：
1。文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序
；分门别类地进行整理归档
。
2。立卷时
；要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全
；保持文件、材料的完整性
。
3。要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则
。重要工作、重要会议形成的文件材料
；要及
145
时立卷归档
。
4。上年度形成的文件材料
；要求在下年度五月份以前整理完
。六月份正式向档案馆
（室）移交；清
单一式两份
。（接交单位各留存一份备查
）。
第七章文件的销毁
第十七条对于多余、重复、过时和无保存价值的文件
；两相要室应定期清理造册
；并按上级
有关规定
；办理申请销毁手续
。
第十八条经审核同意销毁的文件
；应派专车分别由两办机要秘书和正副主任护送到上级机
关指定的纸厂监视销毁
。
二、会议管理制度文本参考格式
企业会议管理制度
第一章总则
为改进作风、减少会议、缩短会议时间
；提高会议质量
；特制订本制度
。
第二章会议分类及组织
第一条全厂会议归纳为四类
：
1。厂级会议
：主要包括党政领导
（扩大）会；全厂干部会
；全厂组长会、全厂党员大会、全厂团员
大会、全厂职工大会
；全厂技术人员会以及代表大会
。应分别报请党委或厂部批准后
；由党、政、工、
团等办事部门分别负责组织召开
。
146
2。专业会议
：系全厂性的技术、业务综合会
（如经营活动分析会、质量分析会、生产技术准备
会、生产调度会、安全生产工作会等等
）；由分管厂领导批准
；主管业务科室负责组织
。
3。系统和部门工作会
：各车间、科室、支部召开的工作会
（如车间办工会、科务会、支部会、
车间（科室）职工大会等
）由各车间科室、支部领导决定召开并负责组织
。
4。班组（小组）会：由各党、工、团小组长或行政班组长决定并主持召开
。
第二条上级或外单位在我厂召开的会议
（职现场会、报告会、办公会等
）或厂际业务会
（如
联营洽谈会
；用户座谈会等
）一律由厂办受理安排
；有关业务对口科室协作作好会务工作
。
第三章会议的安排
第三条例会的安排
为了避免会议过多或重复
；全厂正常性的会议一律纳入例会制
；原则上要按例行规定的时间、
地点、内容、组织召开
。例会会议安排如下
：
（一）行政技术会议
1。厂长办公会
：
时间：
地点：
主持：
召集：
参加者
：
内容：研究、部署行政工作
；讨论决定全厂行政工作重大问题
。
2。厂务会
：
时间：
地点：
147
主持：
召集：
参加者
：
内容：总结评价当月生产行政工作情况
；安排布置下月工作任务
。
3。班组长以上干部大会
（或全厂职工大会
）：
时间：
地点：
主持：
召集：
参加者
：
内容：总结上季
（半年、全年
）工作情况、部署本季
（半年、新年
）工作任务
；表彰奖励先进集体、
个人。
4。经营活动分析会
：
时间：
地点：
主持：
召集：
参加者
：
内容：汇报、分析工厂计划执行情况和经营活动成果
；评价各方面的工作情况
；肯定成绩
；揭露
矛盾；提出改进措施不断提高工厂经济效益
。
5。质量分析会
：
时间：
地点：
148
主持：
召集：
参加者
：
内容：汇报、总结、上月产品质量情况
；讨论分析质量事故
（问题）、研究决定质量改进措施
。
6。安全工作会
（含治安、消防工作
）：
时间：
地点：
主持：
召集：
参加者
：
内容：汇报总结前季安全生产、治安、消防工作情况
；分析处理事故
；检查分析事故隐患
；研究
确定安全防范措施
。
7。技术工作会
（含生产技术准备会
）
时间：
地点：
主持：
召集：
参加者
：
内容：汇报、总结当月技术改造、新产品开发、科研、技措和日常生产技术准备工作计划完
成情况
；布置下月技术工作任务、研究确定解决有技术问题的措施方案
。
8。生产调度会
：
时间：
地点：
149
主持：
召集：
参加者
：
内容：调度、平衡生产进度、研究解决各车间科室不能自行解决的重大问题
。
9。科务会
：
时间：
地点：
主持：
召集：
参加者
：
内容：
检查、总结、布置工作
。
10。车间办公会
：
时间：
地点：
主持：
召集：
参加者
：
内容：检查、总结布置工作
。
11。班组会
：
时间：
地点：
主持：
150
召集：
参加者
：
内容：对先天工作进行讲评
；布置当日工作任务和注意事项
。
（二）党群系统会议
1。党委委员
（扩大）会：
时间：
地点：
主持：
召集：
参加者
：
内容：（1）研究贯彻执行党的方针、政策和上级党组织的决议、指示和措施方案
。
（2）讨论制定加强工厂党的建设和职工队伍精神文明建设的计划与措施
。
（3）听取行政关于生产经营情况、工厂发展计划、职工奖惩等方面的汇报和工会、团委、科
协等群众组织的工作汇报
。
（4）研究决定有关机构设置、领导干部任免、党员奖惩等重大事宜
。
（5）审批审定有关表彰决定、荣誉称号、新党员、出国人员政历等
。
2。党群系统办公会
：
时间：
地点：
主持：
召集：
参加者
：
内容：学习党的方针、政策
；检查总结党群部门当月工作任务完成情况
；安排布置下月工作任
151
务。
3。党支部书记会
：
时间：
地点：
主持：
召集：
参加者
：
内容： 学习上级有关文件、传达贯彻上级有关会议精神
；汇报、总结当月党支部工作情况
；
分析研究党员和职工思想动态
；安排布置下月党支部工作任务
。
4。纪检工作会
：
时间：
地点：
主持：
召集：
参加者
：
内容：
汇报、总结、布置工作
；学习上级有关纪检方面的文件
。
5。组织工作会
：
进间：
地点：
主持：
召集：
参加者
：
152
内容：学习、传达上级有关文件精神
；汇报、总结、布置工作
。
6。宣传工作会
：
时间：
地点：
主持：
召集：
参加者
：
内容：学习传达上级有关文件精神、汇报、总结、布置工作
。
7。厂工会委员
（扩大）会
时间：
地点：
主持：
召集：
参加者
：
内容：学习、传达上级有关文件、指示、汇报、总结、布置工作
。
8。分工会主席会
时间：
地点：
主持：
召集：
参加者
：
内容：学习传达上级有关文件精神、汇报、总结布置工作
。
9。厂团委委员
（扩大）会
153
时间：
地点：
主持：
召集：
参加者
：
内容：学习、传达上级有关文件、指示精神
；汇报、总结、布置工作
。
10。团支部书记会
：
时间：
地点：
主持：
召集：
参加者
：
内容：学习、传达上级有关文件指示、汇报、总结、布置工作
。
11。武装人防工作会
：
时间：
地点：
主持：
召集：
参加者
：
内容：学习、传达上级文件指示、总结、布置工作
。
12。科协工作会
：
时间：
地点：
154
主持：
召集：
参加者
：
内容：学习、传达上级有关文件、指示、汇报、总结、布置工作
。
（三）各类代表大会
1。职工代表大会
：
时间：
地点：
主持：
召集：
参加者
：
内容：
2。车间（部门）职工大会
（或职工代表小组会
）：
时间：
地点：
主持：
召集：
参加者
：
内容：
3。党员代表大会
：
时间：
地点：
主持：
155
召集：
参加者
：
内容：
4。团员代表大会
：
时间：
地点：
主持：
召集：
参加者
：
内容：
5。科协会员代表大会
：
时间：
地点：
6。企协会员代表大会
：
时间：
地点：
主持：
召集：
参加者
：
内容：
（四）民主管理会议
1。工厂管理委员会
：
时间：
地点：
主持：
召集：
参加者
：
内容：
2。厂长、党委书记、工会主席联席会
：
时间：
地点：
主持：
召集：
参加者
：
内容：
3。生产管理委员会
：
时间：
地点：
主持：
召集：
参加者
：
内容：
4。生活福利委员会
：
时间：
地点：
主持：
召集：
参加者
：
内容：
（五）论文、成果发布会
1。科协年会
：
时间：
地点：
主持：
召集：
参加者
：
内容：
2。企协年会
：
时间：
地点：
主持：
召集：
参加者
：
内容：
3。政治思想政治工作研究会年会
：
时间：
地点：
主持：
召集：
参加者
：
内容：
4。厂
QC成果发布会
：
时间：
地点：
主持：
召集：
参加者
：
内容：
5。科技成果发布会
：
时间：
地点：
主持：
召集：
参加者
：
内容：
6。信息发布会
：
时间：
地点：
主持：
召集：
参加者
：
内容：
7。企管成果发布会
：
时间：
地点：
主持：
召集：
参加者
：
内容：
第四条其他会议的安排
：
凡涉及多个车间
（科室）负责人参加的各种会议
；均须于会议召开前××经部门或分管厂领导
批准后
；分别报两办汇总
；并由厂办统一平触安排
；方可召开
。
第五条厂办每周六应将全厂例会和各种临时会议
；统一平衡编制会议计划并订印发到厂领
导和各车间、科室及有关服务人员
。
第六条凡厂办已列入会议计划的会议
；如需改期
；或遇特殊情况需安排新的其他会议时
；召
集单位应提前
2天报请厂办调整会议计划
。未经厂办同意
；任何人得随便打乱正常会议计划
。
第七条对于准备不充分、或重复性、或无多大作用的会议
；厂办有权拒绝安排
。
第八条对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议
；厂办有权安排合并召开
。
第九条各部门会期必须服从全厂统一安排
；各部门小会不应安排在全厂例会同期召开
；（与
会人员不发生时间上的冲突除外
）应坚持小会服从大会
；局部服从整体的原则
。
第四章会议的准备
第十条所有会议主持人和召集单位与会人员都应分别作好有关准备工作
。（包括拟好会议
议程、提案、汇报总结提纲
；发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、备好坐位、
茶具茶水、奖品、纪念品
；通知与会人等
）。
160
三、印、信管理制度文本参考格式
企业印、信管理制度
第一条全厂的公章、介绍信制发、公章档案的建立分别由××、××负责
。
第二条厂党委和党办公章介绍信由××负责管理
；厂行政和厂办公章、厂长名章、介绍信
由××负责管理
；印信管理人员应对印、信使用的正确性负责
。
第三条凡以厂党委或厂行政名义上报的各类文件、资料需要盖章
；必须由厂长、党委书记
或厂领导在发放单上签字或当面指示
；机要秘书方能同意使用公章
；并应留下底稿和两份印好的以
备存档和借阅
。
第四条发给各部门的印章及业务专用章
；由各单位负责人和专职业务管理
；应分别对所管印
章使用的严肃性、正确性负责
。
第五条公章的销毁
；必须经××××批准
；有两人以上监销并做好登记
。
第六条各部门出差人员需开具介绍信
；必须按出差管理的有关规定分别由部门负责人或主
管领导签字
。印信管理人员在盖章前
；必须认真审核用信用章手续是否完备
。若手续不全
；用印、用信
领导批准不符或与政策相违背
；印信管理人员有权拒绝办理
。
第七条严禁开具空白介绍信
。用便函开出的证明必须一式两份经备存查
。
第八条印信应严加保管
；如有失职、差错、丢失或违章乱用
；一经发现
；需追查有关人员的责
任并按章惩处
。
161